الأصول والمستندات
تتابع وحدة الأصول والمستندات ما تملكه الشركة والملفات التي تعتمد عليها. تُسجَّل الأصول الثابتة وتُهلك وتُستبعد مع جرد يعتمد على رمز QR، وتحفظ مساحة المستندات ملفات الشركة حسب المجال، ويقرر المسؤولون أي الأقسام يمكنها عرض كل مجال أو الرفع إليه أو إدارته.
ما الذي تتولاه
| الميزة | ما الذي تفعله |
|---|---|
| سجل الأصول | المعدات والمركبات مع فئاتها |
| الإهلاك | جداول إهلاك تُرحَّل إلى دفتر الأستاذ |
| الاستبعاد | يُسجَّل مع الربح أو الخسارة الناتجة |
| الجرد بالرمز QR | مسح الأصول للتأكد من مكان كل منها |
| مساحة مستندات الشركة | مجالات للموظفين والموردين والمصروفات وخزنة الإدارة والمراسلات |
| الوصول حسب القسم | لا وصول، أو عرض، أو رفع، أو إدارة لكل مجال |
| التخزين السحابي | ملفات لا تعتمد على خادم واحد |
كيف يسير شهر عادي
تُضاف المعدات الثقيلة والمركبات والأجهزة إلى السجل بفئتها وتكلفتها، ويُرحَّل الإهلاك إلى دفتر الأستاذ في موعده. وأثناء الجرد يمسح الفريق رمز QR لكل أصل للتأكد من وجوده حيث يقول السجل، ويُسجَّل الاستبعاد مع الربح أو الخسارة الناتجة عنه. وتذهب المستندات إلى مساحة مستندات الشركة حسب المجال: ملفات الموظفين، وملفات الموردين، ومصروفات الشركة، وخزنة الإدارة، والمراسلات. يختار المسؤولون الأقسام التي يمكنها عرض كل مجال أو الرفع إليه أو إدارته، وتُفحص الملفات المرفوعة للتأكد من أن محتواها يطابق نوعها، وتُحفظ في التخزين السحابي فتبقى سليمة حتى لو فُقد أحد الخوادم.
القواعد التي تفرضها
- الملف الموجود في مجال لا يحق لقسم ما رؤيته لا يظهر لذلك القسم إطلاقاً.
- تُفحص الملفات المرفوعة للتأكد من أن محتواها يطابق نوعها.
- الحذف مقصور على من يملكون صلاحية الإدارة.
أين ترتبط
اقرأ دليل ضبط المستندات (بالإنجليزية) واطّلع على نظرة عامة على الأمان. وتتشارك هذه الوحدة سجلاتها مع بقية الأقسام: المشاريع والمناقصات، التوريد والخدمات اللوجستية، مخازن المواقع، الجودة والتسليم، الدفعات المرحلية، الموافقات، الرواتب ونظام حماية الأجور، الوقت والحضور، المالية وضريبة القيمة المضافة، البنوك والموازنات. اطّلع على نظرة عامة على نظام تخطيط موارد المؤسسات للمقاولات أو احجز عرضاً توضيحياً.
أسئلة شائعة
من يستخدم هذا الجزء من SupaJack Construct؟
في الغالب المسؤولون وكل قسم يحتفظ بملفات، ويرى كل منهم فقط ما يسمح به دوره. ويرى المديرون أيضاً أرقامه في عروض المشاريع ولوحات المتابعة، فلا يحتفظ أحد بنسخة منفصلة منه.
ما الذي يحل محله؟
عادةً جدول بيانات أو أداة منفصلة تُحفظ بجانب الحسابات. ولأنه يتشارك السجلات مع بقية SupaJack Construct، لا يمكن أن تتباعد أرقامه عن دفتر الأستاذ العام.
من يقرر من يرى أي ملفات؟
يضبط المسؤولون الوصول لكل قسم ولكل مجال.
هل تُحفظ نسخ احتياطية من الملفات؟
تُحفظ المستندات في التخزين السحابي، فتبقى سليمة حتى لو فُقد أحد الخوادم.
هل هو منتج منفصل؟
لا. إنه جزء من SupaJack Construct ويتشارك سجلاته مع كل الأقسام الأخرى في النظام.
هل يعمل على الهاتف؟
نعم، في أي متصفح ودون الحاجة إلى تثبيت أي تطبيق.
هل يمكن تقييد الوصول حسب الدور؟
نعم. يحدد المسؤولون ما يمكن لكل دور أن يراه ويفعله.
كيف يُسعَّر؟
بعرض سعر يعتمد على حجم الشركة والوحدات التي تستخدمها.