ضبط وثائق المقاولات في الإمارات: طلبات الاعتماد وتقارير فحص المواد والأعمال

طلبات الاعتماد قبل بدء العمل

يطلب طلب الاعتماد من الاستشاري الموافقة على مادة، أو على مؤهلات مورد، أو على وثائق العقد، أو على عينة أو مخطط قبل استخدامه. وفي سوبرجاك كونستركت تكون طلبات اعتماد المواد والتأهيل المسبق ووثائق العقد إلزامية للمشروع، بينما تكون طلبات العينات والمخططات اختيارية، فلا يمكن لمشروع أن يتجاوز بصمت الموافقات التي يعتمد عليها عقده.

يجب تسجيل طلبات الاعتماد مع تاريخ الإرسال وتاريخ الرد وحالة الموافقة، حتى يتمكن المقاول من إثبات المدة التي استغرقتها الموافقات إذا تأخر البرنامج الزمني.

فحوصات تثبت التقدم

يُطالب بكلا التقريرين بنسبة مئوية: حصة المواد المسلّمة أو الأعمال المنجزة. ويطبق طلب الدفع المرحلي الذي يستند إلى التقرير تلك النسبة على قيمة العقد، فتتطابق المطالبة والفحص دائماً.

لماذا تهم المرفقات

التقرير الذي يفتقد إشعار التسليم أو الصور هو أول ما يرفضه الاستشاري، والفحص المرفوض يؤخر الشهادة والسيولة. ولا يسمح سوبرجاك كونستركت برفع تقرير فحص مواد أو أعمال قبل وجود المرفقات المطلوبة، ويحفظ المراجعات سجلات مستقلة فلا يضيع تاريخ التقرير المرفوض والمعاد تقديمه أبداً.

من يوقّع على ماذا

يحدد العقد المسؤوليات، فراجع عقدك. والنمط واحد في كل مكان: المقاول يعدّ، والاستشاري يعتمد، ولا يُطالب بشيء قبل اعتماده.

المراجعات ومسار التدقيق

عندما يرفض الاستشاري طلب اعتماد أو فحصاً، يراجعه المقاول ويعيد تقديمه. والاحتفاظ بكل مراجعة مع تاريخها وسبب رفضها هو ما يتيح للمقاول لاحقاً إثبات أن التأخير سببه بطء الموافقات لا بطء العمل. ويحفظ سوبرجاك كونستركت كل مراجعة لتقرير فحص المواد أو الأعمال سجلاً مستقلاً، ويحفظ الملفات في مساحة التخزين الخاصة بالشركة، حيث يقرر المسؤولون أي الأقسام يمكنها الاطلاع على كل مساحة أو الرفع إليها أو إدارتها. ثم يشير طلب الدفع المرحلي وشهادة الدفع اللاحقان إلى المراجعة المعتمدة بالضبط.

مثال على دورة فحص واحدة

يصل حديد التسليح إلى الموقع، فيرفع فريق الموقع تقرير فحص المواد مرفقاً به النموذج وإشعار التسليم الموقّع واعتماد المادة وصور الموقع. يرفض مفتش الاستشاري التقرير لأن رقم الدفعة على الشهادة لا يطابق إشعار التسليم، فيُحفظ الرفض وسببه وتاريخه، ويُرفع تقرير معدّل يحمل المراجعة التالية.

بعد اعتماد المراجعة المعدلة يطالب طلب الدفع المرحلي بنسبة المواد التي يثبتها التقرير، ويشير إلى المراجعة المعتمدة نفسها. فإذا سأل العميل لاحقاً عن سبب تأخر المطالبة، يظهر السجل أن الرفض كان بسبب مستند المورد، وأن المدة بين الرفض وإعادة التقديم كانت قصيرة.

قواعد البناء التي تقف خلف الوثائق

يجب أن يستوفي التصميم والإنشاء في دبي متطلبات كود دبي للبناء الصادر عن بلدية دبي، ولكل إمارة أخرى جهاتها المختصة. وطلبات الاعتماد والفحوصات هي الوسيلة التي يثبت بها المقاول للاستشاري أن ما بُني يطابق التصميم المعتمد وتلك القواعد.

أخطاء شائعة

• طلب المواد قبل اعتماد طلب اعتمادها.
• رفع الفحوصات دون إشعار التسليم الموقّع أو صور الموقع.
• المطالبة بنسبة أعلى مما يدعمه الفحص.
• استبدال التقرير المرفوض بدلاً من الاحتفاظ بالمراجعة.
• حفظ الوثائق في مجلدات مشتركة دون ربطها بالمطالبة التي تدعمها.

أين ترتبط

اقرأ دليل الدفعات المرحلية ودليل المشتريات ومخازن الموقع ودليل المناقصات والتسعير ودليل اختيار برنامج إدارة المقاولات، واستخدم حاسبة شهادة الدفع وحاسبة المحتجزات، واطلع على كيف تحمي صلاحيات التخزين حسب القسم الملفات.